1. FormEL - Data Management sur Excel : Appel de la fonction

Après avoir renseigné votre base de données avec plusieurs milliers de lignes d'enregistrements, il peut arriver que vous soyez amené à modifier la structure de votre base. Il ne s'agit plus cette fois d'ajouter, supprimer ou modifier un enregistrement de votre base, mais bien d'ajouter, supprimer ou insérer un (ou plusieurs) item(s) (ou colonnes, ou variables) à votre base.

Le danger si vous modifiez directement la feuille contenant les critères du formulaire de saisie, FormEL ne reconnaitra plus la concordance entre ces critères du formulaire de saisie et les bases de données qui lui sont rattachées. Il est donc nécessaire de passer par la procédure de modification de structure d'une base de données proposée par FormEL en cliquant sur le troisième bouton de la barre d'outils FormEL :

2. FormEL - Data Management sur Excel : Modification d'une base de données

La boîte de dialogue qui apparaît vous permet de choisir (via le menu déroulant en haut) la feuille qui contient les critères du formulaire de saisie que vous souhaitez modifier, et en bas la liste des feuilles contenant les bases de données associées au formulaire en question :

Vous êtes donc libre de cocher/décocher les noms des feuilles associées au formulaire que vous souhaitez modifer.

Cliquez sur "Continuer", vous voyez alors apparaître une nouvelle boîte de dialogue vous demandant de préciser le mot de passe de la base de données que vous souhaitez modifier :

Nota bene : cette boîte de dialogue apparaîtra autant de fois que vous avez de bases de données différentes à modifier.

Cliquez sur "OK", la boîte de dialogue de modification de vos bases de données apparaît :

Vous êtes maintenant en mesure :

d'ajouter un nouvel item dans vos bases de données à la suite des précédents items ; exemple ci-dessous j'ajoute l'item "OPTIONS" à la suite des autres items en cliquant sur le bouton "Ajouter..." (touche raccourci : Alt + "J") :

d'insérer un nouvel item dans vos bases de données en sélectionnant dans la liste de cette boîte le nom de l'item juste avant lequel vous souhaitez insérer votre nouvelle variable ; exemple ci-dessous j'insère l'item "DERNIER CONTACT" entre les items "1er CONTACT" et "CLIENT", en sélectionnant "CLIENT" dans la liste (puisque mon nouvel item doit être inséré avant lui) et en cliquant sur le bouton "Insérer..." (touche raccourci : Alt + "I") :

de supprimer un item de vos bases de données en le sélectionnant dans la liste de cette boîte et en cliquant sur le bouton "Supprimer..." (touche raccourci : Alt + "S").

Au final, si on effectue toutes les modifications mises dans les exemples précédents, la boîte de dialogue prend l'aspect suivant :

Cliquez sur le bouton "Appliquez les modifications" (touche raccourci : Alt + "P") pour lancer la procédure de transformation de la structure de votre formulaire de saisie et de toutes les bases de données qui y sont associées.

N'oubliez pas ensuite de préciser pour chaque nouvel item inséré ou ajouté à la suite, sa nature (texte, nombre, date...), et éventuellement les limites que vous souhaitez lui imposer, grâce aux menus déroulants sur la feuille contenant les critères du formulaire de saisie.