1. FormEL - Data Management sur Excel : Appel de la fonction

Après avoir défini les critères de votre future base de données, le second bouton de la barre d'outils FormEL vous permet de construire la boîte de dialogue correspondant aux paramètres que vous avez définis. Ce formulaire vous servira de masque de saisie pour remplir les enregistrements de votre base de données :

2. FormEL - Data Management sur Excel : Construction du masque de saisie

Après avoir cliqué sur ce bouton, vous voyez apparaître une boîte de dialogue vous invitant à préciser le nom de la feuille contenant les critères du formulaire de saisie (liste de gauche, où dans notre exemple apparaît la feuille FormCR_1 que nous avons créé à l'étape précédente) et le nom de la feuille contenant la base de données à compléter (liste de droite). Si votre classeur Excel ne contient aucune base de données pré-existante, la seule proposition qui vous est faite est "Nouvelle Feuille" :

Renseignez également votre nom ou votre identifiant spécifique et précisez un mot de passe si vous le souhaitez.

Nota bene : même si vous n'imposez aucun mot de passe (dans ce cas laissez ce champ vierge), votre base de données ne sera pas accessible en dehors de l'utilitaire FormEL. Ainsi, vous ne pourez pas modifier "par erreur" le contenu de votre base.

Cliquez sur "OK" pour valider la construction de votre masque de saisie et la création d'une nouvelle base de donnée. Une nouvelle feuille apparaît dans votre classeur Excel, celle-ci contient en ligne 2 tous les items que vous avez définis sur la feuille des critères du formulaire de saisie. En premier plan, vous voyez apparaître la boîte de dialogue qui vous servira à saisir tous les champs de votre base de données, organisés selon différents onglets si vous avez choisi cette option précédemment :

Vous n'avez plus qu'à renseigner les champs de cette boîte de dialogue (ou masque de saisie) et de les enregistrer sur votre base de données en cliquant sur le bouton "Enregistrer à la suite" (touche raccourci : Alt + "E").

La base de données s'enrichit progressivement de vos nouveaux enregistrements :

3. FormEL - Data Management sur Excel : Facilités de saisie des bases de données sur Excel

Afin de vous encadrer dans la saisie de vos données, 2 options vous sont proposées :

• imposer la vérification du contenu des champs (la vérification porte sur la nature de ces champs et les limites que vous leur avez imposées) ; cette vérification est "débrayable" à tout moment, ce qui vous laisse beaucoup de flexibilité dans la gestion de votre base,
• vérifier que chaque champ dispose effectivement d'une information avant toute validation (pas de champ vierge autorisé) ; cette vérification est également "débrayable" à tout moment, ce qui vous laisse beaucoup de flexibilité dans la gestion de votre base,

Afin de vous aider dans la saisie de vos données, 3 autres options vous sont proposées :

Dans l'exemple ci-dessus, si je valide le choix présenté, la base de données ne conservera que l'indice "4", et non pas le terme "CLIO", ce qui peut simplifier la procédure d'analyse ultérieure du contenu de votre base de données.

Pour vous aider dans la gestion de vos enregistrements, vous pouvez revenir sur un enregistrement précédent grâce à l'ascenceur horizontal situé sous l'onglet de saisie des champs, vérifier son contenu et, le cas échéant, enregistrer des modifications que vous lui auriez apportées en cliquant sur le bouton "Enregistrer les modifications" (touche raccourci : Alt + "M").

Afin de faciliter votre recherche d'un enregistrement particulier (surtout si votre base compte plusieurs milliers de lignes), vous disposez d'un option de recherche encliquant sur le bouton ""Trouver dans la base" (touche raccourci : Alt + "T") :

Dans l'exemple ci-dessus, en cliquant sur le bouton "Chercher", je vais pouvoir trouver tous les enregistrements contenant les caractères "DUR" (car j'ai coché la case "N'importe où dans le champ"), situés dans la colonne "NOM" de ma base de données. Notez également qu'en décochant la case "Respecter la casse", FormEL va effectuer ses recherche sans tenir compte des majuscultes ou minuscules.